Hur man påminner en kund om försenade betalningar

Alla företagare vet hur viktigt det är att ha en väl fungerande faktureringsrutin. En viktig del av detta är hur man hanterar kunder som inte betalar sina fakturor i tid, för du kommer att stöta på dem då och då, tro mig.  

Att vissa kunder är sena med betalningen kan vara frustrerande. Förutom att det kan leda till likviditetsbrist i företaget är det ofta ett tidsödande arbete att driva in pengarna. 

Samtidigt som det är viktigt att du agerar i tid vill du förmodligen inte stöta dig med kunden. Lösningen är att skicka en artig påminnelse per mail. 

Så här förebygger du problemet 

En vanlig fråga när det handlar om försenade betalningar är när man ska påminna kunden? 

Svaret är att göra det så fort som möjligt. Det bästa är att skicka en enkel påminnelse med e-post, innan och efter sista betalningsdatum. Många företag använder följande rutin för fakturor med 30 dagars betalningsvillkor: 

1. Påminnelsebrev 1 – en vecka före sista betalningsdatum 
2. Påminnelsebrev 2 – på dagen för sista betalningsdatum 
3. Påminnelsebrev 3 – en vecka efter sista betalningsdatum  
4. Påminnelsebrev 4 – två veckor efter sista betalningsdatum 
5. Påminnelsebrev 5 – en månad efter sista betalningsdatum 

Genom att med jämna mellanrum skicka en påminnelse visar du att du är seriös och har ordning på din fakturering.  

Vilken kanal ska jag använda? 

De flesta företag använder en kombination av e-post, sms och telefonsamtal. Om det är brukligt i din bransch kan du använda samtliga av dessa kanaler. 

Om kunden inte betalar trots att du skickat en påminnelse kan du behöva följa upp detta med ett telefonsamtal. Detta ger dig dessutom en möjlighet att skapa en personlig relation med dina kunder. Du kan till exempel fråga vad de tycker om dina produkter eller tjänster, och om det är något du skulle kunna förbättra.  

Var tydlig med konsekvenserna 

När du kommunicerar med kunder som trots flera påminnelser inte betalat sina fakturor bör du meddela dem om konsekvenserna, till exempel att ärendet kommer att skickas till inkasso om de inte betalar.  

Automatiska betalningspåminnelser 

Att ha kunder som inte betalar sina fakturor är förödande och inget du vill behöva brottas med som företagare. En bra lösning är att använda ett ekonomiprogram som automatiskt skickar ut betalningspåminnelser. 

Erbjud fler betalningssätt 

Erbjud gärna fler betalningssätt utöver post- och bankgiro, som till exempel PayPal och Swish, så att det blir så lätt som möjligt för dina kunder att betala. 

Hantera tillfällig likviditetsbrist med ett företagslån 

Om du behöver extra rörelsekapital under en period så hjälper vi gärna till. CapitalBox erbjuder flexibla företagslån med kort handläggningstid. Ansökan sker online och du får svar snabbt.